Existen muchas herramientas de ayuda y análisis para la gestión de proyectos. Estas permiten añadir claridad y hacer un seguimiento de las distintas fases o etapas que componen un determinado plan. Los diagramas de Gantt son uno de estos recursos.
El diagrama de barras Gantt es un gráfico que destaca sobre los demás por su gran atractivo estético, su sencilla aplicación y su fácil entendimiento. En realidad, es una herramienta que puede aplicarse a una amplia gama de iniciativas y planes. Puede utilizarse, por ejemplo, para esbozar las etapas y la duración de una campaña de email marketing, entre muchas otras aplicaciones.
¿Qué es el diagrama de barras de Gantt?
Este diagrama es una herramienta o un recurso visual para mostrar, de manera rápida, el progreso de un determinado proyecto. En esencia, es un cronograma que muestra cuándo comienzan y terminan las distintas fases de un proyecto.
Debe su nombre a que Henry Gantt fue su creador. Si se profundiza un poco más en su concepto, es posible decir que este gráfico consta de dos ejes: el eje X u horizontal, el cual representa los intervalos de tiempo, y el eje Y o el vertical, que marca las tareas que deben completarse.
Cuando se combinan las dos coordenadas y estas se encuentran en un determinado punto, se producen las barras que evidencian cuánto tiempo llevará cada tarea para completar un procedimiento, así como en qué punto está, una vez que es iniciada.
En otras palabras, este gráfico ofrece las fechas de inicio y fin de cada etapa de un proyecto que busca conseguir un determinado objetivo. Esto da una idea de las actividades que deben cumplirse, su implicación y cómo se relacionan todas entre sí.
Ventajas del diagrama de barras de Gantt
Simplificación de acciones o tareas
Esta aplicación facilita la compilación y estratificación de una lista de todos los pasos de un proyecto o de una estrategia.
Además, los adjunta a un calendario o cronograma para que pueda seguir su desarrollo y mostrar gráficamente o hacerse una idea de su envergadura y complejidad.
Manejo sencillo y fácil comprensión
Este recurso es accesible a todos los que trabajan en un proyecto por igual. Es extremadamente sencillo actualizar su estado y comprender cómo progresa cada trabajo activo en un lapso determinado de tiempo.
Mayor enfoque o exposición
Los diagramas de Gantt, en lugar de trazar los plazos obligatorios, ayudan a los participantes en un proyecto a mantener la atención en cada una de las tareas que tienen entre manos o que son su responsabilidad.
Aunque aconsejan mantener la atención en cada fase y en el tiempo actual antes de pasar a la siguiente, es factible ser consciente del panorama general y de que hay variables intervinientes que pueden afectar cada etapa.
Más y mejor coordinación de un proyecto
Es más fácil coordinar el trabajo y evitar sobrecargar a la gente cuando se conocen las ramificaciones de cada paso, además del tiempo necesario para terminarlo.
Con un diagrama o gráfico de barras que va evolucionando, los trabajadores de un determinado proyecto pueden afinar sus labores para cumplir con cada lapso propuesto.
Más conciencia del compromiso
Es factible aumentar la concienciación y promover la entrega a tiempo si todos los implicados en un proyecto están informados de los plazos de cada etapa.
También se mejora el clima laboral y se invita a la participación si se conocen las consecuencias de un retraso por parte de cada participante. Al hacer esto posible, el diagrama de Gantt fomenta la organización y cumplimiento de las tareas.
Mejor flujo de la comunicación
Tener una comprensión más clara de cada actualización que se produce en el proyecto es más fácil con la ayuda de una herramienta visual como es el diagrama de Gantt.
De este modo, las personas que se basan en una obra terminada por un trabajador antes de comenzar la suya propia podrán determinar si se cumplirá o no el plazo previsto. Así, se podrán utilizar el tiempo de forma más eficaz.
Toma correcta de decisiones basada en datos
También hace posible a los gestores de un proyecto supervisar el estado del mismo y tomar decisiones más eficaces y realistas en relación con el calendario, los materiales, la mano de obra y las variables que intervienen para cumplir la o las metas.
Mayor productividad y rendimiento
Es posible aprovechar mejor el tiempo de todos con esta herramienta, ya que obliga a dividir el proyecto en tareas manejables por individuos o grupos de trabajadores. Esto fomenta la productividad y evita pérdidas de tiempo. Además, todo el mundo sabe cuándo y cómo intervenir por lo que nada queda en entredicho.
¿Cuándo usar el diagrama de Gantt?
Puede ser utilizado por cualquier organización, profesional o empresa para agilizar la ejecución de un proyecto de cualquier complejidad o envergadura.
No es una herramienta que sólo sea útil en determinadas industrias o especialidades profesionales. Su aplicación no se limita a las grandes empresas o a las que tienen un cierto número de empleados. Cualquiera que necesite planificar sus tareas o sus próximas campañas puede utilizarlo.
En este sentido sirve para programar lo siguiente:
- Presentar una nueva marca, servicio o producto.
- Organizar un evento.
- Redactar, editar y publicar un libro.
- Desarrollar y/o ejecutar un curso.
- Organizar una campaña de marketing por correo electrónico.
Por último, puede que no sea la mejor herramienta si el proyecto es demasiado complejo. El problema es que las barras serán demasiado pequeñas y recibirá una lista muy larga de trabajos y no será fácilmente apreciada. Aun así, puede servir para calibrar la marcha de actividades más generales que involucren las más detalladas.
¿Cómo se hace un diagrama de Gantt?
Para poder graficar las fases de un proyecto hay que tener claro lo siguiente:
- Analizar la pertinencia del proyecto
- Realizar un compendio o listado de las tareas involucradas para terminar el proyecto
- Llevar todo a una hoja de cálculo como Excel con los siguientes datos: nombre de la fase o tarea, fecha de inicio de cada tarea, fecha de finalización de cada tarea, lapso entre ambas fases.
- Insertar el gráfico en la barra de herramientas de Excel
- El programa automáticamente generará el gráfico de barras y este se puede ir analizando conforme vaya pasando el tiempo y las fases.